Zásady ochrany osobných údajov

1. Kto spracúva vaše údaje

Prevádzkovateľom je Embassy of Innovators, Vilová 19, 851 01 Bratislava, Slovenská republika, IČO: [IČO].

S otázkami o ochrane osobných údajov sa na nás obráťte na jana.ohrablova [at] e-o-i.eu. Zodpovednú osobu (DPO) sme nevymenovali, keďže nám to právne predpisy neukladajú.

Podujatie organizujeme v rámci projektu Sustain_Ability programu Erasmus+ (KA220-ADU, 2025 – 2028), ktorý koordinuje Työväen Sivistysliitto TSL ry (Fínsko).

2. Aké údaje zbierame

• Kontaktné údaje: meno, priezvisko, e-mail a telefón, ak ho uvediete.
• Pracovné údaje: organizácia, pozícia, krajina, typ organizácie a vaša rola vo vzdelávaní.
• Odpovede vo formulári: skúsenosť s témou udržateľnosti/ESG, záujem o pilotný kurz, ako ste sa o podujatí dozvedeli a čo by ste chceli prebrať.
• Praktické informácie: stravovacie obmedzenia a potreby týkajúce sa prístupnosti, ak ich uvediete.
• Vaše súhlasy: ktoré z troch súhlasov vo formulári ste udelili.
• Údaje o registrácii: dátum a čas odoslania, jazyk stránky a či sa podarilo odoslať potvrdzovací e-mail. Vašu IP adresu ani iné údaje o zariadení k registrácii neukladáme.
• Na podujatí: prezenčná listina s vaším podpisom a ak s tým súhlasíte, fotografie a videozáznamy.

3. Na čo údaje používame a na akom právnom základe

Registrácia a organizácia podujatia

Údaje z formulára používame na prijatie registrácie, poslanie potvrdenia, prípravu podujatia (počet miest, občerstvenie, materiály) a na to, aby sme vás mohli kontaktovať v súvislosti s podujatím, napríklad pri zmene programu. Ak ste prejavili záujem o pilotný kurz, môžeme vám poslať informácie o ňom. Odpovede o vašej praxi nám pomáhajú pripraviť program a podujatie vyhodnotiť.

Právny základ: váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR), ktorý udeľujete vo formulári.

Stravovacie obmedzenia a prístupnosť

Tieto údaje sú dobrovoľné a používame ich len na zabezpečenie občerstvenia a bezbariérového prístupu. Môžu prezradiť informácie o vašom zdraví alebo presvedčení, ktoré patria medzi osobitné kategórie osobných údajov. Uveďte preto len to, čo potrebujeme vedieť (napríklad „bezlepková strava“ alebo „bezbariérový vstup“), nie diagnózu.

Právny základ: váš výslovný súhlas (čl. 9 ods. 2 písm. a) GDPR), ktorý udeľujete tým, že údaje do formulára dobrovoľne uvediete.

Vykazovanie projektu Erasmus+

Projekt je financovaný Európskou úniou a grantová zmluva nás zaväzuje preukázať, že sa podujatie uskutočnilo a kto sa ho zúčastnil. Na tento účel uchovávame prezenčnú listinu a základné údaje o účastníkoch (meno, priezvisko, organizácia, krajina, typ organizácie) a poskytujeme ich koordinátorovi projektu a orgánom, ktoré projekt kontrolujú. V správach o projekte uvádzame len súhrnné údaje, napríklad počet účastníkov podľa krajiny a typu organizácie.

Právny základ: náš oprávnený záujem splniť povinnosti z grantovej zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Tento účel je uvedený aj v súhlase vo formulári. Prezenčnú listinu preto uchovávame aj vtedy, ak súhlas po podujatí odvoláte.

Fotografie a videozáznamy

Len ak ste vo formulári udelili súhlas. Záznamy používame na propagáciu projektu Sustain_Ability a programu Erasmus+: na webových stránkach a sociálnych sieťach Embassy of Innovators a partnerov projektu, v správach o projekte a na platforme výsledkov projektov Erasmus+. Ak súhlas neudelíte, budeme sa snažiť vás nefotografovať a záznamy, na ktorých ste rozpoznateľní, nezverejníme. Na mieste sa môžete ohlásiť fotografovi.

Právny základ: váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

Informácie o projekte

Len ak ste o ne požiadali. Občas vám pošleme e-mail o ďalších aktivitách a výsledkoch projektu Sustain_Ability, napríklad keď zverejníme kurz. Odhlásiť sa môžete kedykoľvek, stačí nám napísať.

Právny základ: váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

4. Musíte údaje poskytnúť?

Nie, poskytnutie údajov je dobrovoľné. Bez povinných polí formulára (označených hviezdičkou) a bez súhlasu so spracovaním osobných údajov však registráciu nemôžeme prijať. Súhlas s fotografovaním a so zasielaním informácií o projekte nie je podmienkou účasti.

5. Komu údaje poskytujeme

• Tímu Embassy of Innovators, ktorý podujatie organizuje.
• Koordinátorovi projektu, Työväen Sivistysliitto TSL ry (Fínsko), a prostredníctvom neho fínskej národnej agentúre programu Erasmus+ (Opetushallitus – Finnish National Agency for Education), Európskej komisii, Európskej výkonnej agentúre pre vzdelávanie a kultúru (EACEA) a audítorom, len v rozsahu potrebnom na vykazovanie a kontrolu projektu.
• Ostatným partnerom projektu len súhrnné údaje, z ktorých nie je možné nikoho identifikovať.
• Miestu konania a dodávateľovi občerstvenia len počet účastníkov a požiadavky na stravu či prístupnosť, bez mien.
• Našim sprostredkovateľom: poskytovateľovi webhostingu, na ktorého serveri beží stránka a sú uložené registrácie, a spoločnosti Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365), cez ktorú posielame a prijímame e-maily.

Vaše údaje nepredávame a neposkytujeme ich nikomu na marketingové účely.

6. Prenos údajov mimo EÚ

Údaje spracúvame v Európskej únii. Microsoft môže niektoré údaje spracúvať aj v USA; takýto prenos je chránený rámcom ochrany údajov medzi EÚ a USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) a štandardnými zmluvnými doložkami schválenými Európskou komisiou.

7. Ako dlho údaje uchovávame

• Stravovacie obmedzenia a potreby prístupnosti: vymažeme ich do 30 dní po podujatí.
• Ostatné údaje z registrácie: do 6 mesiacov po podujatí. Potom ponecháme len údaje potrebné na vykazovanie projektu.
• Prezenčná listina a údaje na vykazovanie: po dobu, ktorú vyžaduje grantová zmluva, teda do uplynutia lehôt na kontrolu a audit projektu (spravidla 5 rokov od vyplatenia záverečnej platby grantu).
• Fotografie a videozáznamy: počas trvania projektu a obdobia, počas ktorého musia byť jeho výsledky verejne dostupné. Po odvolaní súhlasu záznamy ďalej nepoužívame; z materiálov, ktoré už boli vytlačené alebo zverejnené, ich však nemusí byť možné odstrániť.
• Informácie o projekte: kým súhlas neodvoláte, najdlhšie jeden rok po skončení projektu.

8. Ako údaje chránime

Formulár sa odosiela cez zabezpečené pripojenie (HTTPS). Registrácie sa ukladajú na webovom serveri do súboru, ktorý nie je prístupný z internetu, a ich prehľad si môžu stiahnuť len poverení členovia nášho tímu.

9. Vaše práva

Máte právo:

• získať prístup k svojim údajom a ich kópiu,
• na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov,
• na vymazanie údajov,
• na obmedzenie spracúvania,
• na prenosnosť údajov,
• namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu,
• kedykoľvek odvolať súhlas; odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred ním.

Stačí nám napísať na jana.ohrablova [at] e-o-i.eu. Odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca.

Ak sa domnievate, že s vašimi údajmi zaobchádzame v rozpore so zákonom, môžete podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk, alebo na dozorný orgán vo svojom členskom štáte EÚ.

Automatizované rozhodovanie ani profilovanie nepoužívame.

10. Stránka podujatia: cookies a obsah tretích strán

Stránka podujatia nepoužíva analytické ani reklamné cookies. Jediný cookie, technicky nevyhnutný a relačný, dostanete až po odoslaní registrácie. Slúži len na zobrazenie poďakovania a pri ďalšej návšteve stránky sa vymaže.

Písma sa načítavajú zo služby Google Fonts (Google Ireland Limited) a mapa miesta konania zo služby OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Spojené kráľovstvo). Pri zobrazení stránky tieto služby dostanú vašu IP adresu a údaje o prehliadači. Poskytovateľ webhostingu zaznamenáva technické údaje o návštevách (IP adresa, čas, požadovaná stránka) do serverových záznamov na zabezpečenie prevádzky. Právnym základom je náš oprávnený záujem na bezpečnej a funkčnej stránke (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

11. Zmeny týchto zásad

Zásady môžeme aktualizovať, napríklad ak sa zmení organizácia podujatia. Aktuálna verzia je vždy na tejto stránke.

Právne predpisy: nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.